Организация удаленной работы. Основные зоны риска и лучшие управленческие практики.

Как мы уже писали в предыдущей статье, найм удаленных специалистов, создание распределенных команд, делегирование задачи на аутсорc оказываются выгодной и оправданной мерой во многих ситуациях. К тому же перестройка инфраструктуры, процессов и способов коммуникации на поддержку удаленного режима работы делает вашу компанию намного гибче, устойчивее и приспособление к новым вызовам и потенциальным форсмажорам.

Однако правильная организация удаленной работы — это отнюдь не тривиальная задача. Вам потребуется перестраивать существующие и вводить новые управленческие практики, необходимо будет организовать качественную коммуникацию, обеспечивать прозрачноcть контроль и управляемость всех процессов.

Давайте рассмотрим наиболее важные управленческие и организационные практики необходимые для успешной и продуктивной работы в удаленном режиме, а также лучшие подходы по их внедрению.

Коммуникация

Для всех современных процессов, и тем более для гибких, таких как Scrum, Kanban, Rup, XP коммуникация является основой- основ. Любой Agile процесс построен таким образом чтобы минимизировать написание спецификаций и создание больших бэклогов в пользу готовности к изменениям и взаимодействию между людьми. Естественно, коммуникация подвергается наибольшему стрессу в случае перехода на удаленную режим работы - у вас уже нет возможности подойти, хлопнуть коллегу по плечу, обсудить возникшие вопросы и получить ясные ответы, а вместо этого приходится использовать гаджеты и специализированное ПО, согласовывать время, тратить дополнительные силы чтобы донести свою мысль и корректно понять ответ. Не всегда нужный сотрудник окажется на месте, не всегда качество и скорость связи будет хорошее, не всегда будет легко донести ваши вопросы и не всегда вы сможете понять ответы правильно и без искажений. Все это выглядит как серьезная проблема, которая ставит под сомнение возможность эффективного удаленного взаимодействия, но самом деле не все так печально! Ниже мы собрали список лучших практик, которые помогут сделать коммуникацию в распределённых командах максимально беспроблемной.

  • Используйте средства для коммуникации с максимальным широким информационным каналом. Т. е. вы в идеале должны не только слышать собеседника, но и видеть, иметь возможность поделится изображением своего экрана и увидеть экран собеседника, иметь возможность рисовать на экране у выступающего или иным образом визуализировать свои мысли и вопросы. Соответственно следует по возможности избегать митингов просто по телефону, а вместо этого использовать приложения, позволяющие дополнительно к аудио контенту передавать видео. (Slack, Zoom, Skype, Google Meeting и другие). Такой способ коммуникации намного повысит скорость и качество передачи информации.
  • Обязательно отправляйте фолоуапы если на митинге обсуждалось что-либо важное. Это правило верно для любых типов митингов, как для offline - когда все люди физически присутствуют в одном месте так и для online, когда участники общаются удаленно. Но, все же следование этой рекомендации критически важно именно для случая online митингов поскольку расстояние, качество связи и способ коммуникации будет вносить определенные потери и искажения в процесс обмена информацией. С использованием фолоуапов вы будете всегда уверены, что все стороны поняли друг друга правильно, сможете избежать возможных потерь и искажений, а также всегда будете иметь структурированные результаты митингов и историю принятия решений.
В случае работы с удаленным специалистами и аутсорсинговыми компаниями:
  • Старайтесь формировать удаленную команду из людей говорящих на хорошем и понятном языке (это может быть как английский, так и ваш родной язык). Поверьте, ужасный акцент или слабые знание языка приведут к большим проблемам в коммуникации: к затягиванию переговоров, отсутствию ясного понимания обсуждаемой темы, раздражение у участников митинга, искажение поставленных задач и так далее...
  • Старайтесь собирать команду из людей проживающих в близких часовых поясах. Если у членов команды рабочее время отличается больше чем на 6 часов, взаимодействие будет очень затруднено, некоторые вопросы будут подвисать до следующего рабочего дня, будет проблемно организовывать митинги и решать проблемы оперативно.
  • Если количество человек вовлеченных в разработки больше десятка, то в таком случае для улучшения производительности желательно создавать несколько кросс функциональных команд и строить скрам скрамов. Команды стоит формировать по географическому признаку. Т. е. чтобы люди из одной локации были в одной команде. Это намного упростит внутри командную коммуникацию и ее производительность.
  • Учитывайте культурные особенности ваших партнеров. Старайтесь избегать шуток или тем, которые могут оказаться неправильно понятыми или болезненными для членов удаленной команды.

Безопасность

При переходе на удаленный режим работы требование к безопасности многократно возрастают.

  • Во-первых, в этом случае доступ ко всем необходимым ресурсам: таким как хранилище кода и документов, базам данных, приложениям по управлению проекта и т. п. должен быть представлен внешним работникам, что приводит к снижению общего уровня безопасности и появлению новых потенциальных точек уязвимости.
  • Во-вторых, злоумышленники могут проникнуть в ваш защищённый контур через взлом оборудование удаленных специалистов даже если каналы доступа полностью защищены.
  • В-третьих, достаточно редко, но встречаются непорядочные удаленные специалисты или фрилансеры, которые могут слить в общий доступ код вашего приложения, персональные данные или другую важную информацию.

Соответственно, как минимум должны быть реализованы следующие практики:

  • Удаленный доступ должен быть настроен профессионалами и в соответствии с последними рекомендациями по безопасности: Используйте правильное разграничение прав (предоставляете удаленный доступ только к необходимым ресурсам), VPN туннели, двух факторную авторизацию, доступ только с определенных IP адресов и т. п.
  • Требуйте, чтобы на оборудовании удаленных сотрудников было установлено и регулярно обновлялось современное антивирусное ПО. Некоторые компании предоставляют собственное оборудование, с правильно настроенными защитными системами для удаленных работников.
  • Все удаленные работники должны подписать NDA (соглашение о неразглашении).
  • Все данные, которым имеют доступ удаленные сотрудник должны быть трансформированы советующим образом чтобы скрыть все важную и чувствительную информацию.

Проектное управление

В случае работы с удаленной командой необходимо будет ввести ряд дополнительных практик по управлению проектом в классические agile процессы:

  • Вам уже не будет хватать обычной белой доски со стикерами для планирования и ведения спринта или для наполнения бэклога. Вам понадобятся специализированные приложение для создания задач, формирования бэклогов, отслеживания статусов и распределение задач между людьми. Эти приложения должно позволять просматривать, редактировать и оценивать задачи, назначать задачи на людей, формировать спринты, создавать полезные отчеты и тому подобное (такие как TBB, Jira, Azure DevOps или другие).
  • Также в случае работы с распределенными командами многократно повысится важность и соответственно трудозатраты не некоторые проектные активности:
    • Необходимо будет собирать и документировать все возникающие вопросы, предложения, замечания и т. п.
    • Согласовывать подходящее время со всеми участниками, назначать и проводить митинги.
    • Составлять и отправлять фолоуапы.
    • Собирать проектную статистику и визуализировать ее в удобном и понятном для команды виде.
    • Мониторить здоровье проекта, скорость, качество и другие характеристики. Обращать внимание команды на неочевидные проблемы и задержки.
    • И так далее...

Собственно, чтобы успешно справляться со всеми вышеперечисленными задачами, вам скорее всего понадобится выделенный человек (Проектный менеджер). Очень маловероятно чтобы члены команды смогли между делом качественно и своевременно выполнять все организационные активности. Намного лучше взять на эту роль профессионала и позволить команде сосредоточится на их непосредственных обязанностях. Роль проектного менеджера в распределенной команде особенно важна и серьёзно нагружена на этапе запуска проекта: при начальном формировании команды установке и настройке коммуникаций и процессов. Однако, с течением времени, после того как команда перейдет в фазу нормализации или максимальной эффективности, основные процессы будут настроены и понятны всем участникам - нагрузка на проектного менеджера и необходимость его постоянного присутствие в проекте значительно снижается. В этому случае он может помочь стартовать или поддержать в каких-либо сложные ситуациях другие команды и проекты. Также, всегда стоит помнить, что человек с подобными компетенциями отсутствует в вашей организации, вы легко сможете нанять профессионального проектного менеджер как удаленного сотрудника!

Обеспечение прозрачности процессов

Это очевидно, что в случае перехода на удаленный режим неизбежно произойдет снижение контроля за активностью людей, уменьшиться возможность держать руку на пульсе событий и оперативно реагировать на возникающие проблемы. Более того, отсутствие возможности проверить, где находятся подчиненные и чем занимаются в данный момент времени, очень нервирует многих владельцев бизнеса. С одной стороны, это все не выглядит как большая проблема если все рабочие процессы уже настроены, команда состоит из хорошо организованных профессионалов, которым вы доверяете, все задачи выполняются в срок и с надлежащим качеством, а возникающие вопросы решаются с минимальным вашим участием. Но как быть при появлении новых сотрудников? Как быть если хорошо работающие процессы вдруг начинает лихорадить: возникают задержки, неверное или неполное внедрение задач, снижение качества, критические сбои на клиентском приложении? Как решать эти проблемы в случае удаленного режима работы? Ведь прежде, чем решить проблему вам надо понять ее причину, наметить действия и проконтролировать их исполнение… Я думаю, не стоит говорить на сколько это нетривиальная задача если команда находится не вместе, а наоборот разбросана по миру и часовым поясам. Наиболее правильная стратегия в данном случае, это строить все проектные активности и взаимодействия таким образом чтобы обеспечить максимальную прозрачность. Такой подход позволит увидеть все потенциальные проблемы до того, как они стали критическими, позволит оценить воздействия управленских решений, позволит создать необходимое доверие и понимание между всеми людьми вовлеченным в реализацию проекта… Давайте разбираться как же обеспечить необходимый уровень прозрачности и доверия.

  • В случае если у вас доверие к удаленной команде еще не сформировалось или тип бизнеса требует серьезного контроля, существуют такие решения как использования специального следящего ПО: оно устанавливается на компьютеры удаленных исполнителей и в течении рабочего времени через заданные интервалы делает снимки экрана, замеряет активность клавиатуры и мышки. Таким образом у работодателя всегда есть возможность проконтролировать чем и сколько времени занимались его работники. Обычно таким ПО пользуются при работе с фрилансерами и, если оплата выставляется за потраченное время, а не за выполненные задачи. Но мы все же рекомендуем по возможности избегать такого подхода, поскольку ИТ — это творческая отрасль и не всегда работник, который больше стучит по клавишам выдает лучшую производительность и качество, а излишний контроль является фактором дополнительное стресса для удаленных специалистов.
  • Проводите регулярные ретроспективы. Внимательно прислушивайтесь к вопросам людей и их предложениям. Будьте открытыми к экспериментам в подходах и процессах. Если вы чувствуете непонимание или несогласие, лучше провести еще один митинг и выработать согласованную позицию, чем пытаться директивно продавливать принятые решения. В этом случае внедрение будет происходить намного было быстро гладко и качественно.
  • Крайне желательно применять лучшие команд образующие практики, давать возможность членам проекта периодически встречать offline в формальной и неформальной обстановке. Такие мероприятия значительно повышают доверие, взаимное понимание и уважение у членов команды, сотрудничество становится более открытым и прозрачным.
  • Активно пользуйтесь приложениями созданными для управления проектами (TBB, Jira, Azure DevOps или другими). Требуйте у всех участников проекта тщательного и своевременного внесения всех изменений в тренинговую систему. Т. е. это должно происходить не раз в неделю, а например регулярно перед стендапом по текущим задачам или в момент переключения работника на другую активность. В этом случае, доски с задачами, графики и отчеты, которые присутствуют в приложениях по управлению проектами снимут множество вопросов, многократно увеличат прозрачность всех процессов и позволяет менеджерам и членам команды ясно видеть ситуацию на проекте в любой момент времени. Более того такой подход позволит легче отслеживать достижения глобальных целей, собирать более точную статистику по команде и прогнозировать ее скорость.
  • Используйте специальные фичи приложений, направленные на увеличение прозрачности: например, TTB может отображать прогноз по задачам и фактическое выполнение задача в виде Gantt Chart в реальном времени как для отдельного спринта, так и для глобального скоупа. Это значительно увеличивает прозрачность, так как все вовлеченные люди могут оценить статус проекта не только в статике, но и в динамике. Такой подход позволяет оценивать, насколько фактическая скорость работы соответствует прогнозируемой, вовремя приходить на помощь в случае возникновения задержек или проблем и своевременно корректировать ожидаемые сроки и скоуп спринта или проектной фазы.

Резюме

  • Коммуникация испытывает наибольший стресс при переходе на удаленные режим работы.
    • Используйте коммуникационные каналы с максимально широким каналом обмена информации.
    • Отправляйте регулярные фолоуапы.
    • Собирайте распределенную команды с хорошим английским, из близких часовых поясов.
  • Внимательно относитесь к вопросам безопасности:
    • Удаленный доступ должен быть настроен правильно, аккуратно и с учетом современных тенденций и угроз.
    • На оборудование всех работников должно быть установлено и регулярно обновляться современно антивирусное ПО.
    • Удаленные работники должны подписывать NDA и не иметь доступа к чувствительным и важным данным.
  • Проектное управление должно быть адаптировано под удаленную работу:
    • Необходимо использовать современные приложения для распределенного проектного управления (TBB, Jira, Azure DevOps или другое).
    • Необходима выделенная роль проектного менеджера, который будет закрывать различные организационные и коммуникационные активности. Эта роль особенно важна на этапе запуска проекта.
  • Обеспечение прозрачности:
    • Помните про опцию с использованием специального следящего ПО на оборудовании работников. Но по возможности эту опцию стоит избегать.
    • Устраивайте регулярные ретроспективы и используйте лучше команд образующие практики.
    • Пользуйтесь современными приложениями по проектному управлению для улучшения прозрачности (TBB, Jira, Azure DevOps или другое).
    • Требуйте у всех участников проекта тщательного и своевременного внесения всех изменений в тренинговую систему.
    • Используйте специальные возможности приложений по проектному управлению для получения лучшей оценки статуса и контроля.