Organisation de travail à distance. Zones principales de risque et meilleures pratiques de gestion

Comme nous l'avons écrit dans l'article précédent, le recrutement de spécialistes à distance, la création d'équipes distribuées, la délégation de tâches à l'externalisation s'avèrent être une mesure rentable et justifiée dans de nombreuses situations. De plus, la restructuration de l'infrastructure, des processus et des méthodes de communication pour prendre en charge l'exploitation à distance rend votre entreprise beaucoup plus flexible, stable et adaptable aux nouveaux défis et aux éventuels cas de force majeure.

Cependant, l'organisation correcte du travail à distance n'est en aucun cas une tâche banale. Vous aurez besoin de reconstruire les pratiques existantes et d'introduire de nouvelles pratiques de gestion, il faudra organiser une communication de haute qualité, assurer la transparence, le contrôle et la dirigeabilité de tous les processus.

Examinons les pratiques de gestion et d'organisation les plus importants nécessaires pour un travail productif et réussi à distance, ainsi que les meilleures approches pour les mettre en application.

Communication

Pour tous les processus modernes, et surtout pour les processus flexibles, tels que Scrum, Kanban, Rup, XP, la communication est la base. Tout processus Agile est construit de manière à minimiser l’élaboration de spécifications et la création de gros backlogs en faveur de la préparation au changement et de l'interaction entre les personnes. Bien sûr, la communication est exposée au plus grand stress en cas de passage au travail à distance - vous n'avez plus la possibilité d'approcher, de discuter des questions surgies et d'obtenir des réponses claires, et il faut utiliser des gadgets et des logiciels spécialisés, coordonner le temps, dépenser plus d'énergie pour transmettre des pensées et comprendre correctement la réponse. L'employé nécessaire ne sera pas toujours disponible, la qualité et la vitesse de communication ne seront pas toujours bonnes, il ne sera pas toujours facile de transmettre des questions et comprendre les réponses correctement et sans altération. Tout cela semble être un problème sérieux qui met en doute la possibilité d'une interaction efficace à distance, mais en fait, tout n'est pas si triste! Ci-dessous, nous avons établi la liste des meilleures pratiques pour aider à rendre la communication dans les équipes réparties aussi transparente que possible.

  • Utilisez des outils de communication avec le canal d'information le plus large possible. Autrement dit, ce serait idéal de non seulement entendre l'interlocuteur, mais aussi le voir, pouvoir partager l’image de son écran et voir l'écran de l'interlocuteur, être capable de dessiner sur l'écran de l'orateur ou visualiser autrement ses pensées et questions. Par conséquent, si possible, il faut éviter les réunions simplement par téléphone, il vaut mieux utiliser des applications permettant de transmettre la vidéo en plus de l’audio. (Slack, Zoom, Skype, Google Meeting et autres). Cette méthode de communication augmentera considérablement la vitesse et la qualité du transfert de l'information.
  • Envoyez obligatoirement des suivis si quelque chose d'important a été discuté à la réunion. Cette règle s'applique à tous les types de réunions, comme offline - lorsque toutes les personnes sont physiquement présentes au même endroit, ainsi qu’online - lorsque les participants communiquent à distance. Mais, néanmoins, suivre cette recommandation est d'une importance critique précisément pour le cas des réunions online, car la distance, la qualité de la communication et la méthode de communication introduiront certaines pertes et altérations dans le processus d'échange d'informations. Avec l'utilisation des suivis, vous serez toujours sûr que toutes les parties se sont bien comprises, vous pourrez éviter d'éventuelles pertes et altérations, et vous aurez également des résultats structurés de réunions et l’historique de prise de décisions.
Dans le cas de travail avec des spécialistes à distance et des entreprises d’externalisation:
  • Essayez de créer une équipe à distance de personnes qui parlent une bonne langue compréhensible (cela peut être l'anglais ou votre langue maternelle). Soyez sûr qu’un accent terrible ou une faible connaissance de la langue entraîneront de gros problèmes de communication: négociations prolongées, manque de compréhension claire du sujet discuté, irritation des participants à la réunion, altération des tâches fixées, etc.
  • Essayez de former une équipe de personnes vivant dans des fuseaux horaires proches. Si les heures de travail des membres de l'équipe diffèrent de plus de 6 heures, l'interaction sera compliquée, certaines questions seront bloquées jusqu'au jour ouvrable suivant, il sera difficile d'organiser des réunions et de résoudre les problèmes rapidement.
  • Si le nombre de personnes impliquées dans le développement est supérieur à une dizaine, alors pour améliorer les performances, il est conseillé de créer plusieurs équipes fonctionnelles transversales et de construire le scrum des scrums. Il faut former les équipes géographiquement. Autrement dit, pour que les personnes d'une même localisation soient dans la même équipe. Cela simplifiera considérablement la communication et la productivité à l’intérieur de l’équipe.
  • Tenez compte des particularités culturelles de vos partenaires. Essayez d'éviter les blagues ou les sujets qui pourraient être mal compris ou douloureux pour les membres de l'équipe à distance.

Sécurité

Lors du passage au travail à distance, l'exigence de sécurité augmente plusieurs fois.

  • Premièrement, dans ce cas, l'accès à toutes les ressources nécessaires: telles que le stockage de code et de documents, les bases de données, les applications de gestion de projet, etc. doit être présenté à des travailleurs externes, ce qui conduit à la diminution du niveau global de sécurité et à l'apparition de nouveaux points potentiels de vulnérabilité.
  • Deuxièmement, les malfaiteurs peuvent pénétrer dans votre circuit protégé par effraction de l'équipement de spécialistes à distance, même si les canaux d'accès sont totalement protégés.
  • Troisièmement, c'est assez rare, mais il y a des spécialistes à distance ou des indépendants malhonnêtes qui peuvent divulguer votre code d'application, vos données personnelles ou d'autres informations importantes.

En conséquence, les pratiques suivantes, au moins, devraient être réalisées:

  • L'accès à distance doit être configuré par des professionnels et conformément aux dernières recommandations de sécurité: utiliser la bonne différenciation des droits (fournir l’accès à distance uniquement aux ressources nécessaires), les tunnels VPN, l'authentification à deux facteurs, l'accès uniquement à partir de certaines adresses IP, etc.
  • Exigez que des logiciels antivirus modernes soient installés et régulièrement mis à jour sur l'équipement des travailleurs à distance. Certaines entreprises fournissent leur propre équipement, avec des systèmes de protection correctement configurés pour les travailleurs à distance.
  • Tous les travailleurs à distance doivent signer un NDA (accord de non-divulgation).
  • Toutes les données auxquelles un employé à distance a accès doivent être transformées de manière appropriée pour cacher toutes les informations importantes et sensibles.

Gestion de projet

Dans le cas du travail avec une équipe à distance, il sera nécessaire d'introduire un certain nombre de pratiques supplémentaires de gestion de projet dans les processus classiques Agile:

  • Vous n'aurez plus assez d’un tableau blanc ordinaire avec des autocollants pour planifier et exécuter le sprint ou pour remplir le backlog. Vous aurez besoin d'une application spécialisée pour créer des tâches, former des backlogs, suivre les statuts et répartir les tâches entre les personnes. Ces applications doivent permettre de voir, de modifier et d'évaluer les tâches, d'attribuer des tâches à des personnes, de générer des sprints, de créer des rapports utiles, etc. (comme TBB, Jira, Azure DevOps ou autre).
  • De même, dans le cas du travail avec des équipes réparties, l'importance augmentera plusieurs fois et, par conséquent, les charges de travail de certaines activités du projet:
    • Il faut collecter et documenter toutes les questions, suggestions, commentaires, etc.
    • Coordonner le moment approprié avec tous les participants, fixer et mener des réunions.
    • Créer et envoyer des suivis.
    • Collecter les statistiques de projet et la visualiser sous une forme pratique et compréhensible pour l'équipe.
    • Surveiller la santé, la vitesse, la qualité du projet et ses autres caractéristiques. Attirer l'attention de l'équipe sur les problèmes peu évidents et les retards.
    • Et ainsi de suite ...

Proprement dit, pour réussir à faire face à toutes les tâches ci-dessus, vous aurez probablement besoin d'une personne désignée (chef de projet). Il est très peu probable que les membres de l'équipe puissent exécuter toutes les activités organisationnelles de manière opportune et efficace. Il vaut mieux choisir un professionnel et laisser l'équipe se concentrer sur ses responsabilités directes. Le rôle d'un chef de projet dans une équipe répartie est particulièrement important et sérieusement chargé à l’étape du lancement du projet: lors de la formation initiale d'une équipe, la formation et la mise en place des communications et des processus. Cependant, au fil du temps, après que l'équipe entre dans la phase de normalisation ou d'une efficacité maximale, les principaux processus seront configurés et compris par tous les participants - la charge de travail du chef de projet et la nécessité de sa présence permanente dans le projet baissent considérablement. Dans ce cas, il peut aider à démarrer ou soutenir d'autres équipes et projets dans des situations difficiles. De plus, il ne faut pas oublier que si la personne avec de telles compétences est absente dans votre organisation, vous pouvez facilement recruter un chef de projet professionnel en tant qu'un employé à distance!

Assurance de la transparence des processus

Il est évident qu'en cas de passage au mode de travail à distance, il y aura inévitablement la diminution de contrôle de l'activité des employés, la diminution de la capacité de prendre le pouls des événements et de réagir rapidement aux problèmes émergents. En outre, le manque de possibilité de vérifier où se trouvent les subordonnés et ce qu'ils font à un moment donné est déconcertant pour de nombreux propriétaires d'entreprise. D'une part, tout cela ne semble pas être un véritable problème si tous les processus de travail sont déjà mis en place, l'équipe se compose de professionnels bien organisés en qui vous avez confiance, toutes les tâches sont accomplies à temps et avec une qualité appropriée, et les problèmes émergents sont résolus avec votre participation minimale. Mais que faire à l’apparition de nouveaux employés? Que faire si les processus qui fonctionnent bien, commencent soudainement à être instables: retards, introduction incorrecte ou incomplète des tâches, diminution de qualité, incidents critiques dans l'application client? Comment résoudre ces problèmes en cas de travail à distance? D’abord, avant de résoudre un problème, il faudrait comprendre sa cause, définir les actions et contrôler leur mise en œuvre ... Je pense qu’il ne faut pas dire à quel point c'est une tâche non triviale si l'équipe n'est pas ensemble, mais dispersée à travers le monde entier et les fuseaux horaires. La stratégie la plus correcte dans cette situation est de construire toutes les activités de projet et interactions de façon à assurer une transparence maximale. Cette approche permettra de voir tous les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent critiques, permettra d'évaluer l'impact des décisions de gestion, de créer la confiance nécessaire et la compréhension entre toutes les personnes impliquées dans la réalisation du projet... Essayons de comprendre comment garantir le niveau exigé de transparence et de confiance.

  • Si votre confiance dans l'équipe à distance n'est pas encore formée ou si le type d'entreprise demande un contrôle sérieux, il existe des solutions telles que l'utilisation d'un logiciel spécial de suivi: il est installé sur les ordinateurs des exécuteurs à distance et pendant les heures de travail à intervalles spécifiés fait des captures d'écran, mesure l'activité du clavier et de la souris. Ainsi, l'employeur a toujours la possibilité de contrôler ce que ses employés faisaient et combien de temps cela leur a pris. D’habitude, un tel logiciel est utilisé quand vous travaillez avec des indépendants et si le paiement est effectué pour le temps de travail, et non pour les tâches effectuées. Cependant, nous recommandons d'éviter cette approche, si possible, car les technologies de l’information est une industrie créative et pas toujours l’employé qui tape le plus au clavier montre les meilleures performance et qualité, et un contrôle excessif est un facteur de stress supplémentaire pour les spécialistes à distance.
  • Réalisez régulièrement des rétrospectives. Écoutez attentivement les questions des gens et leurs suggestions. Soyez ouvert à l'expérimentation des approches et processus. Si vous ressentez le manque de compréhension ou un désaccord, il vaut mieux organiser une autre réunion et élaborer une position convenue que d'essayer de propulser de manière autoritaire les décisions prises. Dans ce cas, la mise en application se déroulera plus rapidement, efficacement et sans encombre.
  • Il est souhaitable d'appliquer les meilleures pratiques de formation d'équipe, de donner aux membres du projet la possibilité de se rencontrer périodiquement offline dans un cadre formel et informel. De tels mesures augmentent considérablement la confiance, la compréhension mutuelle et le respect entre les membres de l'équipe, la coopération devient plus ouverte et transparente.
  • Utilisez activement les applications créées pour la gestion de projet (TBB, Jira, Azure DevOps ou autre). Demandez tous les participants au projet d’apporter toutes les modifications au système de training minutieusement et à temps. Autrement dit, cela devrait se produire plus d'une fois par semaine, mais régulièrement, par exemple, avant le stand-up relatif aux tâches actuelles ou au moment de changement de l’activité par l’employé. Dans ce cas, les tableaux de bord, les graphiques et les rapports dans les applications de gestion de projet élimineront de nombreuses questions, augmenteront considérablement la transparence de tous les processus et permettront aux responsables et aux membres de l'équipe de voir clairement la situation relative au projet à tout moment. De plus, cette approche permettra de suivre plus facilement la réalisation des objectifs globaux, de collecter des statistiques plus précises sur l'équipe et de prévoir sa vitesse.
  • f. Utilisez les fonctionnalités spéciales des applications visant à accroître la transparence: par exemple, TTB peut afficher la prévision des tâches et l'exécution réelle de la tâche sous forme de Gantt Chart en temps réel comme pour un sprint particulier, ainsi que pour un scope global. Cela augmente considérablement la transparence, parce que toutes les personnes impliquées peuvent évaluer l'état du projet non seulement son caractère statique, mais également en évolution. Cette approche permet d'évaluer dans quelle mesure la vitesse réelle de travail correspond à la vitesse prévue, de venir en aide à temps en cas de retards ou de problèmes, et de corriger à temps les délais prévues et le scope du sprint ou de la phase de projet.

Résumé

  • La communication subit le plus grand stress lors du passage au travail à distance.
    • Utilisez les canaux de communication avec le canal d'échange d'informations le plus large possible.
    • Envoyez des suivis réguliers.
    • Formez des équipes réparties avec un bon anglais, des fuseaux horaires proches.
  • Traitez avec attention les problèmes de sécurité:
    • L'accès à distance doit être configuré correctement, avec précision et en tenant compte des tendances et menaces actuelles.
    • L'équipement de tous les employés doit être installé et un logiciel antivirus moderne doit être mis à jour régulièrement.
    • Les travailleurs à distance doivent signer des NDA et ne pas avoir accès aux données sensibles et importants.
  • La gestion de projet doit être adaptée au travail à distance:
    • Il faut utiliser des applications modernes de gestion répartie de projet (TBB, Jira, Azure DevOps ou autre).
    • Un rôle dédié au chef de projet est nécessaire, ce qui clôturera diverses activités d'organisation et de communication. Ce rôle est particulièrement important à l’étape de lancement du projet.
  • Assurance de la transparence.
    • Prenez en considération l'option d'utiliser un logiciel spécial de suivi sur l'équipement des travailleurs. Cependant, il est recommandé d’éviter cette option, si possible.
    • Organisez des rétrospectives régulières et utilisez de meilleures pratiques de formation d'équipes.
    • Servez-vous des applications modernes de gestion de projet pour améliorer la transparence (TBB, Jira, Azure DevOps ou autre).
    • Exigez de tous les participants au projet d’apporter toutes les modifications au système de training minutieusement et à temps.
    • Utilisez l'accessibilité des applications de gestion de projet pour une meilleure évaluation du statut et un meilleur contrôle.